Vragenlijsten automatisch invullen

Vendor-vragenlijsten, inkoopformulieren en eigen verklaringen bevatten steeds dezelfde vragen. Formulieren leest het document, herkent de velden en vult ze in met gegevens uit je Kennisbibliotheek. Jij controleert en bevestigt.

Stap 1: project openen

Ga naar Formulieren en kies de tender waarvoor je werkt. Bestaat er nog geen project, dan maak je het aan vanuit een tender in Mijn tenders. Deadline en documenten worden automatisch overgenomen.

Stap 2: document kiezen

Klik op Document toevoegen. Je hebt twee opties:

• Uit het tenderdossier: kies een of meer documenten die al bij de tender staan. Dit is de snelste route.
• Los uploaden: sleep een Word-, PDF- of Excel-bestand naar het venster, bijvoorbeeld als de opdrachtgever een formulier per e-mail heeft gestuurd.

Referentieformulieren: eerst de kerncompetenties

Vraagt de opdrachtgever referenties, dan leest Tender Shark eerst uit de tenderstukken welke kerncompetenties worden uitgevraagd. Die staan boven het formulier in het blok Uitgevraagde kerncompetenties, met het citaat uit het document erbij. Je kunt ze aanvullen, aanpassen of zelf toevoegen.

Per exemplaar (Referentie 1, 2, 3) kies je welke kerncompetentie erbij hoort. Daarna kies je zelf één of meer referenties uit je Kennisbibliotheek (bij gecombineerde opdrachten meerdere; de eerste is de hoofdreferentie). Pas daarna worden de velden automatisch ingevuld. Past een antwoord niet bij de eis, is de waarde te laag of ligt de opdracht te lang terug, dan zie je een waarschuwing, ook in de Eindcontrole.

Stap 3: AI vult in

Het document wordt geanalyseerd. Elke herkende vraag of elk veld krijgt een antwoord en een kleur:

• Groen: exacte match uit je Kennisbibliotheek, bijvoorbeeld je KvK-nummer of een certificaatnummer.
• Oranje: AI heeft een antwoord geformuleerd op basis van je Kennisbibliotheek, bijvoorbeeld een korte omschrijving van je kwaliteitsbeleid. Lees dit altijd na.
• Rood: de informatie ontbreekt in je Kennisbibliotheek. Vul het antwoord zelf in.

Stap 4: controleren en bevestigen

Loop de velden langs, pas aan waar nodig en klik op Bevestigen. Bij elk antwoord zie je de bron, zodat je snel kunt terugvinden waar het vandaan komt.

Stap 5: exporteren

Klik op Exporteren om het ingevulde document te downloaden in het oorspronkelijke formaat. Moet het worden ondertekend? Zet het dan door naar het tabblad Ondertekenen.