Wat is Compliance

Compliance is de module voor alle verplichte administratie van een aanbesteding: de vragenlijsten van de opdrachtgever, het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), bewijsstukken zoals certificaten en uittreksels, handtekeningen en de laatste controle voordat je indient. Het doel is simpel: nooit meer uitgesloten worden op een formaliteit.

De vijf onderdelen

• Vragenlijsten automatisch invullen: Word-, PDF- en Excel-formulieren uit het tenderdossier worden gelezen en ingevuld met gegevens uit je Bid library.
• UEA/ESPD-generator: het xml-bestand van de opdrachtgever wordt een leesbare vragenlijst; de export gaat terug als geldige xml of ondertekenbare pdf.
• Bewijslast en geldigheid: per project zie je welke bewijsstukken nodig zijn en of ze op de deadline nog geldig zijn.
• Ondertekenen: ingevulde documenten gaan in één tekenronde naar de tekenbevoegde collega's, met automatische herinneringen.
• Pre-Flight check: een eindscan op lege velden, ontbrekende handtekeningen, verlopen bewijs, bestandsgroottes en formaten, gevolgd door een download van het complete pakket.

Hoe Mijn tenders en de Bid library samenwerken

Een Compliance-project hoort altijd bij een tender uit Mijn tenders. Daar staan de originele documenten van de opdrachtgever en de deadline; Compliance gebruikt beide. De antwoorden komen uit de Bid library: dat is de enige plek waar je bedrijfsgegevens, certificaten, referenties en cv's bijhoudt. Verander je daar iets, dan gebruikt elk volgend project automatisch de nieuwe waarde.

Begin bij de Bid library

Hoe completer je Bid library, hoe meer er groen wordt ingevuld. Vul eerst deze tabbladen:

• Stamgegevens: KvK-nummer, btw-nummer, adres, tekenbevoegden, IBAN, omzetcijfers en aantal medewerkers.
• Certificaten en bewijs: ISO-certificaten, VOG, KvK-uittreksel, verzekeringspolissen en verklaringen, met uitgifte- en vervaldatum.
• Referenties: eerdere opdrachten met opdrachtgever, periode, waarde en contactpersoon.
• Cv's: de mensen die je in inschrijvingen opvoert.

Voor wie

Compliance is onderdeel van het Advanced-pakket. Je vindt de module in het hoofdmenu onder het schild-icoon. Alle teamleden van je organisatie kunnen aan een project werken; alleen collega's die in Team als tekenbevoegd zijn gemarkeerd kunnen ondertekenen.