Ondertekenen en de Pre-Flight check

De laatste twee stappen voor het indienen: de juiste handtekeningen verzamelen en het complete pakket nog één keer laten controleren.

Tekenbevoegdheid instellen

Ga naar Team en zet bij de collega's die mogen tekenen de optie Tekenbevoegd aan. Vul de functietitel in die onder de handtekening komt en, als meerdere personen moeten tekenen, de volgorde. Alleen eigenaren en beheerders van de organisatie kunnen dit aanpassen.

Een tekenronde starten

Open het tabblad Ondertekenen in je Compliance-project.
Klik op Tekenronde starten en kies de pdf's die ondertekend moeten worden, bijvoorbeeld de UEA-pdf of een ingevulde eigen verklaring.
Selecteer de ondertekenaars en stel een uiterste tekendatum in die ruim voor de indieningsdeadline ligt.
Verstuur. Elke ondertekenaar ontvangt een e-mail van Signhost met een persoonlijke link en zet daar de handtekening.

De status in het project loopt automatisch mee: verzonden, deels ondertekend, afgerond. Zodra iedereen heeft getekend, verschijnt de getekende versie met ontvangstbewijs bij het document.

Tip

Drie dagen en één dag voor de tekendatum gaat er automatisch een herinnering uit naar wie nog niet heeft getekend. Wil je eerder aandringen, klik dan op Stuur herinnering.

De Pre-Flight check uitvoeren

Open het tabblad Pre-Flight. Leg eerst de indieningsregels vast: toegestane bestandsformaten, maximale bestandsgrootte en verplichte stukken. Klik op Afleiden uit documenten om ze door AI uit de aanbestedingsleidraad te laten halen, of vul ze zelf in.

Klik daarna op Scan uitvoeren. Het rapport toont per onderdeel een stoplicht:

Blokkerend: dit moet worden opgelost voordat je kunt indienen, zoals een lege verplichte vraag, een ontbrekende handtekening, verlopen bewijs of een deadline die al is verstreken.
Waarschuwing: goed om te controleren, zoals een oranje AI-antwoord dat nog niet is bevestigd of een bestand dat bijna de maximale grootte bereikt.
In orde: niets aan de hand.

Elke bevinding linkt naar het tabblad waar je het oplost. Een waarschuwing die bewust niet van toepassing is, kun je negeren met reden; die reden komt in het rapport.

Indieningspakket downloaden

Zijn er geen blokkerende bevindingen meer, dan klik je op Pakket downloaden. Je krijgt een zip met de nieuwste (getekende) versies van alle documenten, de UEA in xml en pdf, de gekoppelde bewijsstukken en het Pre-Flight-rapport. Die zip upload je vervolgens in TenderNed of het portaal van de opdrachtgever.

Op het overzicht van Compliance zie je per project een badge met de laatste Pre-Flight-uitkomst, zodat je in één oogopslag ziet welke tenders klaar zijn om in te dienen.