Algemene voorwaarden

Artikel 1 - Definities

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

• Tender Shark: de besloten vennootschap Tender Shark B.V., gevestigd aan de Kratonkade 27, 3024 ES Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99761823, aanbieder van de Dienst.
• Dienst: het online SaaS-platform van Tender Shark voor het vinden, beoordelen, voorbereiden en beheren van aanbestedingen, inclusief alle functionaliteiten zoals beschreven in Artikel 4.
• Gebruiker: de rechtspersoon of natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf die een Abonnement of proefperiode heeft afgesloten, alsmede de personen die namens deze partij een Account gebruiken.
• Account: de persoonlijke toegang tot de Dienst, beveiligd met inloggegevens.
• Abonnement: de overeenkomst tussen Tender Shark en Gebruiker voor het gebruik van de Dienst gedurende een bepaalde periode.
• Klantdata: alle gegevens, documenten en teksten die de Gebruiker in de Dienst invoert, uploadt of laat genereren, waaronder bedrijfsgegevens, documenten in de Kennisbibliotheek, referenties, cv's, prijzen en inschrijvingsteksten.
• Kennisbibliotheek: de omgeving in de Dienst waarin de Gebruiker eigen documenten, referenties, verklaringen en eerdere inschrijvingen bewaart.
• AI-output: door de Dienst met behulp van kunstmatige intelligentie gegenereerde of ingevulde inhoud, zoals samenvattingen, analyses, scores, teksten, beoordelingen en automatisch ingevulde formulieren.
• CPV-codes: Common Procurement Vocabulary codes, het classificatiesysteem voor overheidsopdrachten.
• Tender: een aanbesteding of overheidsopdracht gepubliceerd op TenderNed of vergelijkbare platforms.
• Aanbestedingsplatform: het officiële platform waarop een aanbestedende dienst een Tender publiceert en inschrijvingen ontvangt, zoals TenderNed, Negometrix/Mercell of CTM.

Artikel 2 - Toepasselijkheid

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten, aanbiedingen en diensten van Tender Shark.
2. Door het aanmaken van een Account of het starten van een proefperiode accepteert de Gebruiker deze Algemene Voorwaarden.
3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.
4. Tender Shark wijst de toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van de Gebruiker uitdrukkelijk van de hand.

Artikel 3 - Zakelijk gebruik en proefperiode

1. De Dienst wordt uitsluitend aangeboden aan partijen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. De Dienst is niet bestemd voor consumenten; bepalingen van consumentenrecht, waaronder het herroepingsrecht, zijn niet van toepassing.
2. Tender Shark kan een Gebruiker na een demonstratie een kosteloze proefperiode van 14 dagen aanbieden. Gedurende de proefperiode heeft de Gebruiker toegang tot de daarbij aangegeven functionaliteiten.
3. De proefperiode eindigt automatisch na afloop van de termijn. Een betaald Abonnement ontstaat alleen nadat de Gebruiker daarvoor uitdrukkelijk heeft gekozen.
4. Tender Shark mag een proefperiode zonder opgaaf van redenen weigeren, verkorten of beëindigen.

Artikel 4 - De dienst

1. Tender Shark biedt een online platform voor het vinden, analyseren, voorbereiden en beheren van aanbestedingen.
2. De Dienst omvat, afhankelijk van het gekozen abonnement:
   • Toegang tot een database met aanbestedingen, gunningen en toekomstige tenders
   • Matching op basis van CPV-codes, zoekwoorden en bedrijfsprofiel, met relevance scores en alerts
   • Shark Summaries, documentchat, win-kans en bid/no-bid-analyses
   • Markt- en concurrentie-inzichten op basis van openbare gunningsgegevens
   • Taken, deadlines en samenwerking binnen teams
   • De Kennisbibliotheek
   • De schrijfmodule voor het opstellen en beoordelen van inschrijvingsteksten
   • Het (automatisch) invullen en controleren van aanbestedingsformulieren, zoals het UEA, referentie- en derdenverklaringen (Pre-Flight)
   • Elektronisch ondertekenen via een externe ondertekenpartner
   • Koppelingen met diensten van derden, zoals Microsoft Outlook, SharePoint en Word
3. Tender Shark behoudt zich het recht voor om de functionaliteiten van de Dienst te wijzigen of uit te breiden.
4. De informatie over Tenders is afkomstig van publieke bronnen. Tender Shark garandeert niet de volledigheid, juistheid of actualiteit daarvan. De informatie op het Aanbestedingsplatform is altijd leidend.
5. AI-output is een hulpmiddel. AI-output kan onjuistheden, onvolledigheden of aannames bevatten. De Gebruiker beoordeelt alle AI-output zelf inhoudelijk voordat deze wordt gebruikt, ingediend of ondertekend.
6. Formulieren en verklaringen. Automatisch ingevulde formulieren, verklaringen en controles zijn concepten. De Gebruiker is als enige verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en waarheidsgetrouwheid van alle gegevens en verklaringen die hij indient, waaronder antwoorden op uitsluitingsgronden en gegevens van derden en referenten. De Gebruiker zorgt ervoor dat hij gerechtigd is gegevens van derden en referenten te gebruiken.
7. Indienen en termijnen. Tender Shark is geen Aanbestedingsplatform en dient geen inschrijvingen in namens de Gebruiker. De Gebruiker controleert termijnen, rectificaties en eisen zelf op het Aanbestedingsplatform en is zelf verantwoordelijk voor tijdige en volledige indiening.
8. Elektronisch ondertekenen. Ondertekening verloopt via een gecertificeerde externe ondertekenpartner. De Gebruiker controleert zelf of het type handtekening voldoet aan de eisen van de betreffende aanbesteding, of ondertekenaars bevoegd zijn, en of ondertekenaars (ook externe) tijdig tekenen. Voor het bewijs van ondertekening is het door de ondertekenpartner afgegeven document leidend.

Artikel 5 - Abonnementen en prijzen

1. Tender Shark biedt verschillende abonnementsvormen aan: Alerts, Basic, Pro en Advanced. De actuele prijzen en functionaliteiten staan vermeld op de website.
2. Abonnementen worden afgesloten voor de op de website aangegeven periode (maandelijks of jaarlijks).
3. Betaling geschiedt vooraf via de op de website aangeboden betaalmethoden.
4. Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.
5. Tender Shark is gerechtigd de prijzen jaarlijks aan te passen. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd.
6. Bij niet-tijdige betaling is Tender Shark gerechtigd de toegang tot de Dienst op te schorten.

Artikel 6 - Account en registratie

1. Voor het gebruik van de Dienst dient de Gebruiker een Account aan te maken met correcte en actuele gegevens.
2. De Gebruiker is verantwoordelijk voor het geheimhouden van inloggegevens en voor alle activiteiten die plaatsvinden onder het Account.
3. Bij (vermoeden van) ongeautoriseerd gebruik dient de Gebruiker dit onmiddellijk te melden aan Tender Shark.
4. Tender Shark mag een Account blokkeren of verwijderen bij schending van deze voorwaarden of bij langdurige inactiviteit.
5. Team-accounts vallen onder de verantwoordelijkheid van de organisatie die het abonnement heeft afgesloten.

Artikel 7 - Gebruiksvoorwaarden

1. De Gebruiker mag de Dienst uitsluitend gebruiken voor legitieme zakelijke doeleinden.
2. Het is verboden om:
   • De Dienst te gebruiken voor illegale activiteiten
   • De beveiliging van de Dienst te omzeilen of te verstoren
   • Gegevens uit de Dienst systematisch te kopiëren of te hergebruiken voor commerciële doeleinden
   • Inloggegevens te delen met derden buiten de organisatie
   • Automatische scripts of bots te gebruiken zonder toestemming
   • De Dienst te reverse-engineeren of te decompileren
3. Bij overtreding van deze voorwaarden kan Tender Shark de toegang direct beëindigen zonder restitutie.

Artikel 8 - Intellectueel eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, inclusief software, AI-modellen, ontwerpen, teksten en merken, berusten bij Tender Shark.
2. De Gebruiker verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van het Abonnement.
3. Klantdata blijft eigendom van de Gebruiker. Tender Shark gebruikt Klantdata uitsluitend om de Dienst aan de Gebruiker te leveren en behandelt deze strikt vertrouwelijk.
4. Geen AI-training. Tender Shark gebruikt Klantdata nooit voor het trainen, finetunen of verbeteren van AI-modellen, ook niet in geanonimiseerde of geaggregeerde vorm. Tender Shark maakt alleen gebruik van AI-aanbieders die Klantdata niet gebruiken om hun modellen te trainen.
5. Klantdata wordt nooit gedeeld met of zichtbaar gemaakt voor andere klanten van Tender Shark.
6. AI-output die de Gebruiker in de Dienst laat genereren op basis van Klantdata, zoals inschrijvingsteksten en ingevulde formulieren, mag de Gebruiker vrij gebruiken voor eigen inschrijvingen. Tender Shark claimt daar geen rechten op. Shark Summaries en analyses mogen niet worden doorverkocht.

Artikel 9 - Privacy en gegevensbescherming

1. Tender Shark verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en ons privacybeleid.
2. Voor persoonsgegevens die de Gebruiker in de Dienst verwerkt (zoals gegevens van medewerkers, cv's, referenten, contactpersonen en ondertekenaars) is de Gebruiker verwerkingsverantwoordelijke en Tender Shark verwerker. Op verzoek sluiten partijen een verwerkersovereenkomst.
3. Tender Shark schakelt zorgvuldig geselecteerde subverwerkers in, zoals hosting-, AI-, e-mail- en ondertekenpartners, en legt hen gelijkwaardige verplichtingen op. Klantdata wordt bij voorkeur binnen de Europese Unie verwerkt; bij doorgifte daarbuiten gelden passende waarborgen conform de AVG.
4. De Gebruiker staat ervoor in dat hij een grondslag heeft voor het invoeren van persoonsgegevens van derden en dat deze derden, waar nodig, zijn geïnformeerd.
5. Tender Shark neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en meldt een datalek dat Klantdata betreft zonder onredelijke vertraging aan de Gebruiker.

Artikel 10 - Beschikbaarheid en onderhoud

1. Tender Shark streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% op jaarbasis, maar garandeert geen ononderbroken werking.
2. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd en uitgevoerd buiten kantooruren.
3. Tender Shark is niet aansprakelijk voor schade door storingen, onderhoud of overmacht.
4. Bij langdurige storingen (meer dan 48 uur) kan de Gebruiker aanspraak maken op een pro-rata verlenging van het Abonnement.

Artikel 11 - Aansprakelijkheid

1. De totale aansprakelijkheid van Tender Shark is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag van de in de voorgaande 12 maanden door de Gebruiker betaalde abonnementskosten. Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van Tender Shark.
2. Tender Shark is niet aansprakelijk voor:
   • Indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste opdrachten of reputatieschade
   • Onjuiste, onvolledige of te late informatie over Tenders, waaronder deadlines en rectificaties
   • Beslissingen genomen op basis van AI-output, waaronder analyses, scores, teksten en beoordelingen
   • Uitsluiting, ongeldigheid of afwijzing van een inschrijving, waaronder door onjuist ingevulde formulieren of verklaringen
   • Het missen van een indieningstermijn of het niet tijdig ondertekenen door (externe) ondertekenaars
   • Storingen of handelingen van diensten van derden, zoals Aanbestedingsplatforms, de ondertekenpartner en Microsoft
   • Het niet winnen van aanbestedingen
   • Schade door ongeautoriseerd gebruik van het Account
3. De Gebruiker vrijwaart Tender Shark tegen aanspraken van derden, waaronder aanbestedende diensten, referenten en derden op wier gegevens of draagkracht een beroep wordt gedaan, die verband houden met het gebruik van de Dienst of met door de Gebruiker ingediende documenten.

Artikel 12 - Overmacht

1. Onder overmacht wordt verstaan: elke omstandigheid buiten de wil van Tender Shark die nakoming van haar verplichtingen geheel of gedeeltelijk verhindert, waaronder maar niet beperkt tot storingen bij hosting- of cloudproviders, internetuitval, stroomuitval, cyberaanvallen (DDoS, ransomware), pandemieën, overheidsmaatregelen en stakingen.
2. Bij overmacht worden de verplichtingen van Tender Shark opgeschort voor de duur van de overmachtssituatie. Tender Shark is in dat geval geen schadevergoeding verschuldigd.
3. Indien de overmachtssituatie langer dan 60 dagen voortduurt, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden zonder dat er een verplichting tot schadevergoeding ontstaat.

Artikel 13 - Duur en beëindiging

1. Het Abonnement wordt aangegaan voor de gekozen periode en wordt automatisch verlengd, tenzij minimaal 1 maand voor het einde van de lopende periode opgezegd.
2. Opzegging dient uiterlijk 1 maand voor het einde van de lopende periode te geschieden via het Account of per e-mail aan info@tendershark.nl.
3. Bij opzegging behoudt de Gebruiker toegang tot het einde van de betaalde periode. Reeds betaalde bedragen worden niet gerestitueerd.
4. Tender Shark kan het Abonnement met onmiddellijke ingang beëindigen bij:
   • Schending van deze Algemene Voorwaarden
   • Niet-betaling na herhaalde aanmaning
   • Faillissement of surseance van betaling van de Gebruiker
5. Na beëindiging worden Account-gegevens na 30 dagen verwijderd, tenzij langer bewaren wettelijk verplicht is.

Artikel 14 - Wijzigingen

1. Tender Shark behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te wijzigen.
2. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail of in de Dienst aangekondigd.
3. Bij substantiële wijzigingen in het nadeel van de Gebruiker heeft deze het recht het Abonnement op te zeggen tegen de datum van inwerkingtreding van de wijzigingen.
4. Voortgezet gebruik van de Dienst na inwerkingtreding geldt als acceptatie van de gewijzigde voorwaarden.

Artikel 15 - Geschillen en toepasselijk recht

1. Op deze Algemene Voorwaarden en alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen zullen in eerste instantie in onderling overleg worden opgelost.
3. Indien onderling overleg niet tot een oplossing leidt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Tender Shark is gevestigd.

Artikel 16 - Fair use policy

Om een optimale werking van de AI-functies voor alle gebruikers te garanderen, hanteert Tender Shark de volgende redelijke gebruikslimieten per abonnementsniveau:

1. De genoemde limieten zijn indicatief en bedoeld voor normaal zakelijk gebruik. Tender Shark behoudt zich het recht voor om bij structureel overmatig gebruik contact op te nemen om een passende oplossing te bespreken.
2. Functies gemarkeerd met "-" zijn niet beschikbaar in het betreffende abonnement.
3. Bij het bereiken van 80% van de maandelijkse limiet ontvangt de Gebruiker een waarschuwing. Bij het bereiken van de limiet worden de betreffende functies tijdelijk geblokkeerd tot de volgende factureringsperiode.
4. Advanced-klanten kunnen in overleg aanvullende capaciteit aankopen of hogere limieten overeenkomen.
5. Misbruik van AI-functies, waaronder het automatisch aanroepen van functies via scripts of het doorverkopen van AI-gegenereerde content, is niet toegestaan en kan leiden tot beëindiging van het Abonnement conform Artikel 13.
6. Tender Shark behoudt zich het recht voor deze limieten aan te passen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd conform Artikel 14.

Artikel 17 - Contact

Heeft u vragen over deze Algemene Voorwaarden? Neem dan contact met ons op: