Vragenlijsten automatisch invullen

Vendor-vragenlijsten, inkoopformulieren en eigen verklaringen bevatten steeds dezelfde vragen. Compliance leest het document, herkent de velden en vult ze in met gegevens uit je Bid library. Jij controleert en bevestigt.

Stap 1: project openen

Ga naar Compliance en kies de tender waarvoor je werkt. Bestaat er nog geen project, dan maak je het aan vanuit een tender in Mijn tenders. Deadline en documenten worden automatisch overgenomen.

Stap 2: document kiezen

Klik op Document toevoegen. Je hebt twee opties:

• Uit het tenderdossier: kies een of meer documenten die al bij de tender staan. Dit is de snelste route.
• Los uploaden: sleep een Word-, PDF- of Excel-bestand naar het venster, bijvoorbeeld als de opdrachtgever een formulier per e-mail heeft gestuurd.

Stap 3: AI vult in

Het document wordt geanalyseerd. Elke herkende vraag of elk veld krijgt een antwoord en een kleur:

• Groen: exacte match uit je Bid library, bijvoorbeeld je KvK-nummer of een certificaatnummer.
• Oranje: AI heeft een antwoord geformuleerd op basis van je Bid library, bijvoorbeeld een korte omschrijving van je kwaliteitsbeleid. Lees dit altijd na.
• Rood: de informatie ontbreekt in je Bid library. Vul het antwoord zelf in.

Stap 4: controleren en bevestigen

Loop de velden langs, pas aan waar nodig en klik op Bevestigen. Bij elk antwoord zie je de bron, zodat je snel kunt terugvinden waar het vandaan komt.

Stap 5: exporteren

Klik op Exporteren om het ingevulde document te downloaden in het oorspronkelijke formaat. Moet het worden ondertekend? Zet het dan door naar het tabblad Ondertekenen.