Bewijslast en geldigheid bewaken

Een VOG van zeven maanden oud of een KvK-uittreksel dat net te oud is: het zijn klassieke redenen voor uitsluiting. Het tabblad Bewijslast laat per project zien wat je moet aanleveren en of je bewijs op de indieningsdatum nog geldig is.

Welke bewijsstukken zijn nodig?

Bij het aanmaken van een project stelt Compliance een lijst samen op basis van de tenderdocumenten en de selectiecriteria uit het UEA: denk aan KvK-uittreksel, VOG, ISO-certificaten, verzekeringsbewijs en verklaring Belastingdienst. Klopt er iets niet, dan voeg je zelf een eis toe of markeer je een eis als Niet van toepassing.

Koppelen aan de Bid library

Per eis kies je het document uit Certificaten en bewijs in de Bid library. Staat het juiste document er al, dan wordt het vaak automatisch voorgesteld. Ontbreekt het, dan upload je het ter plekke; het komt dan meteen ook in de Bid library terecht voor volgende projecten.

Wat betekenen de statussen?

• Geldig: het document is op de deadline van dit project nog geldig.
• Verloopt voor de deadline: het document is nu geldig, maar niet meer op de indieningsdatum. Vraag op tijd een nieuwe versie aan.
• Verlopen: de geldigheid is al voorbij.
• Ontbreekt: er is nog geen document gekoppeld.

De geldigheid wordt bepaald door de vervaldatum op het document, of door de maximale leeftijd die opdrachtgevers hanteren (bijvoorbeeld: KvK-uittreksel niet ouder dan zes maanden, VOG niet ouder dan een jaar).

Nieuw bewijs aanvragen

Klik bij een eis op Aanvragen om een taak aan te maken voor de collega die het document regelt. De taak verschijnt in Taken en deadlines van de tender, met de datum waarop het nieuwe document binnen moet zijn.

Overzicht buiten een project

Op het overzicht van Compliance en in de Bid library zie je welke certificaten binnenkort verlopen, ook als er nog geen project aan hangt. Zo blijft je bewijs altijd op orde.