Vormgeving bij aanbestedingen: laat je plan van aanpak prettig lezen

Wat heeft een aanbesteding met Doutzen Kroes te maken? In Tender Hacks gebruik ik de afstemming van styling, licht, kleding en make-up als vergelijking voor een compleet bid. De les gaat niet over uiterlijk, maar over samenhang: de presentatie verdient dezelfde aandacht als de andere onderdelen van je inschrijving.

Opmaak ondersteunt de inhoud

Een team kan veel investeren in onderzoek, een passende oplossing en onderbouwing, om het antwoord uiteindelijk als een moeilijk leesbare lap tekst in te dienen. Dan is de inhoud aanwezig, maar moet de beoordelaar hard werken om haar te vinden. Een verzorgde presentatie helpt om verbanden en antwoorden zichtbaar te maken.

Dat maakt een zwakke oplossing niet sterk. Een mooi schema compenseert geen ontbrekende deelvraag en een indrukwekkende foto bewijst geen prestatie. Het ontwerp moet het bestaande inhoudelijke verhaal verduidelijken, niet bedekken. Het boek benoemt zelf het verschil tussen inhoudelijke kwaliteit en een aantrekkelijker presentatie.

Kies het juiste middel voor de informatie

Het hoofdstuk noemt schema's, tabellen, fotografie, infographics en pictogrammen. Kies die middelen niet omdat een pagina nog leeg is, maar omdat ze iets begrijpelijker maken:

• Een schema kan de volgorde van een proces of de relatie tussen betrokkenen laten zien.
• Een tabel kan verantwoordelijkheden, momenten of vergelijkbare gegevens overzichtelijk bijeenbrengen.
• Een infographic kan samenhang tonen, zolang de informatie volledig en leesbaar blijft.
• Een foto kan een relevante plek, situatie of werkwijze zichtbaar maken als het beeld daadwerkelijk bij de opdracht past.
• Een pictogram kan de navigatie ondersteunen, maar mag niet de enige uitleg van een belangrijk begrip zijn.

Laat tekst en beeld elkaar aanvullen. Als een figuur alleen dezelfde alinea in kleine letters herhaalt, voegt zij weinig toe. Geef tabellen duidelijke kolomkoppen en leg waar nodig uit wat een symbool betekent. De beoordelaar moet de informatie zonder mondelinge toelichting kunnen gebruiken.

Houd de uitstraling samenhangend en passend

Het boek pleit voor een ontwerp dat past bij zowel de inschrijver als de opdrachtgever. Dat vraagt geen kopie van de huisstijl van de klant. Kies een consistente presentatie waarin koppen, kleuraccenten en afbeeldingen het inhoudelijke verhaal ondersteunen. Vermijd de suggestie dat het document namens de opdrachtgever is opgesteld.

Een vormgever kan helpen om verschillende bijdragen tot één geheel te maken. Betrek die persoon niet pas nadat de tekst al precies de maximale lengte heeft. Een tabel of processchema vraagt ruimte; de noodzakelijke informatie moet binnen de toegestane omvang passen zonder onleesbaar kleine letters.

De inschrijfregels blijven het uitgangspunt

Controleer wat de procedure toestaat: bestandsformaten, aantal pagina's, lettergrootte, bijlagen en eventuele beperkingen voor afbeeldingen. Stop noodzakelijke informatie niet in een los document als de beoordeling dat document uitsluit. Vormgeving werkt binnen de spelregels van de inschrijving.

Bekijk vervolgens het definitieve bestand zelf. Zijn alle pagina's aanwezig, tabellen leesbaar en beelden scherp genoeg? Kloppen verwijzingen en paginanummers? Een document dat in het bewerkingsprogramma goed oogt, kan na export anders afbreken. Controleer ook dat belangrijke informatie niet uitsluitend van kleur afhankelijk is.

Geen spectaculaire cijfers nodig om leesbaarheid serieus te nemen

Het boek bevat een passage die als 'pseudowetenschappelijke onderbouwing' is aangeduid. De daarin genoemde cijfers over het verwerken en onthouden van visuele informatie zijn hier niet als bewijs overgenomen. Ook een hogere beoordelingsscore door opmaak is geen garantie. Het praktische doel is eenvoudiger: geef een inhoudelijk sterk antwoord een heldere presentatie.

Met documentontwerp kun je tekst en vorm bijeenbrengen. Combineer dat met een kritische tekstscan en een controle van het uiteindelijke bestand. De beste vormgeving helpt de beoordelaar het plan te begrijpen, zonder de inhoud te veranderen.