AI bij aanbestedingen: wat Deep Blue ons leert over tenderschrijven

Een plan van aanpak verschijnt op je scherm. Goed Nederlands, heldere tussenkoppen, professioneel geformuleerde maatregelen. Je zou het bijna meteen indienen. Maar stel jezelf eerst één vraag: waarom zou juist deze opdrachtgever juist deze aanbieding kiezen? Als de tekst daar geen concreet antwoord op geeft, heeft AI je vooral geholpen om sneller iets algemeens te schrijven.

Deep Blue won een schaakwedstrijd, geen aanbesteding

In 1997 versloeg IBM's schaakcomputer Deep Blue Garry Kasparov in een match. In Tender Hacks gebruik ik dat moment als vergelijking. Een computer kan indrukwekkende prestaties leveren door razendsnel mogelijkheden te analyseren. Dat betekent niet automatisch dat hij dezelfde afwegingen maakt als een ervaren vakmens.

Die vergelijking heeft een grens. Moderne taalmodellen werken anders dan Deep Blue. Het gaat mij niet om een technische gelijkstelling, maar om de conclusie die we uit hun prestaties trekken. Een systeem dat geloofwaardig schrijft, neemt niet vanzelf verantwoordelijkheid voor de juistheid, uitvoerbaarheid en strategische kwaliteit van jouw inschrijving.

Bij schaken zijn het speelveld en het doel scherp afgebakend. Bij een tender moet je daarnaast de vraag van de opdrachtgever doorgronden, je eigen mogelijkheden kennen en besluiten welke aanpak je werkelijk kunt leveren. De gepubliceerde eisen en beoordelingscriteria blijven daarbij leidend.

Waar AI wél waarde toevoegt

Ik ben enthousiast over AI als ondersteuning. Juist bij aanbestedingen gaat veel tijd naar informatie verwerken. Een leidraad, bijlagen, formats en nota's van inlichtingen moeten samen een bruikbaar overzicht worden. Daar kan AI het team een flinke eerste stap laten zetten.

• Samenvatten: een eerste overzicht van de opdracht, de planning en de gevraagde documenten maken.
• Structureren: eisen en deelvragen ordenen en aan relevante passages koppelen.
• Redigeren: herhaling verminderen, onduidelijke zinnen aanscherpen en een tekst inkorten.
• Controleren: mogelijke tegenstrijdigheden, ontbrekende antwoorden en onduidelijke toezeggingen aanwijzen.

Het woord 'eerste' is belangrijk. Een samenvatting kan een uitzondering missen. Een ingekorte alinea kan precies het bewijs verliezen dat de beoordelaar nodig heeft. Controleer daarom de oorspronkelijke stukken en vergelijk het resultaat met de opdracht die je aan AI gaf.

Het verschil tussen verzorgd en onderscheidend

Een algemene zin als 'Wij zorgen voor optimale communicatie en korte lijnen' leest prima. Toch weet de opdrachtgever niet wie hij spreekt, wanneer afstemming plaatsvindt of wat er bij een incident gebeurt. De zin kan in vrijwel elke offerte staan.

Een sterker antwoord maakt de uitvoering zichtbaar: wie is aanspreekpunt, welk overleg is nodig, wat wordt vastgelegd en hoe sluiten die afspraken aan op het gevraagde resultaat? Daarvoor heb je informatie nodig over de opdracht én over je eigen organisatie. Ontbreekt die informatie, dan mag AI het gat niet vullen met een aannemelijk klinkende belofte.

Een praktijkles uit een reviewronde

In het boek beschrijf ik een review waarbij namen van sleutelfunctionarissen nog niet bekend waren. Op verzoek van een expert stonden er tijdelijk plaatsaanduidingen in de tekst. In een volgende ronde kwam AI-feedback terug: de tekst was te weinig concreet doordat die namen ontbraken. De reviewer had de feedback niet voldoende tegen de gemaakte afspraak gehouden.

Het probleem was niet dat AI een ontbrekende naam signaleerde. Het probleem was dat iemand de uitkomst doorstuurde zonder zelf te wegen wat die betekende. Een goede reviewer maakt onderscheid tussen een bekende open actie, een inhoudelijke tekortkoming en een formulering die alleen mooier kan.

Een werkproces waarin vakkennis aan het stuur blijft

1. Analyseer de stukken. Leg deelvragen, voorwaarden en beoordelingscriteria naast elkaar. Controleer AI-samenvattingen aan de bron.
2. Bepaal de inhoud. Laat de verantwoordelijke experts maatregelen, capaciteit en bewijs bevestigen voordat je tekst laat maken.
3. Formuleer een afgebakende opdracht. Geef AI context en bronnen en laat ontbrekende gegevens als vragen terugkomen.
4. Behandel de tekst als concept. Controleer uitspraken, cijfers, verwijzingen en toezeggingen. Keur pas daarna de wijzigingen goed.
5. Review op twee niveaus. Past het antwoord bij het beoordelingskader? Kan de organisatie het na gunning ook werkelijk uitvoeren?

Gebruik daarbij alleen een voor jouw organisatie goedgekeurde AI-omgeving. Deel niet zomaar vertrouwelijke aanbestedingsstukken of klantgegevens met een externe dienst. Controleer afspraken over verwerking, opslag en modeltraining.

De juiste vraag is niet: kan AI mijn plan schrijven?

De betere vraag is: welk deel van het werk kan AI versnellen, en welke beslissingen moet ons team zelf nemen? Zo gebruik je technologie om tijd vrij te maken voor de inhoud, in plaats van om het nadenken over die inhoud over te slaan.

Wil je zien hoe dat in een tenderproces past? Bekijk de schrijfondersteuning van Tender Shark. De verantwoordelijkheid voor het uiteindelijke antwoord blijft bij de inschrijver.