Tips voor samenwerking

Effectief samenwerken aan tenders vraagt om goede afspraken en slimme workflows. Ontdek best practices om als team meer uit Tender Shark te halen.

Tender workflow opzetten

Een duidelijke workflow voorkomt dubbel werk en gemiste kansen:

1. Screening fase

• Wijs één of twee personen aan voor dagelijkse tender screening
• Gebruik de relevantie-score om snel te filteren
• Voeg interessante tenders toe aan het Kanban-bord via "Toevoegen aan mijn tenders"

2. Evaluatie fase

• Bespreek tenders in de Inbox-kolom wekelijks in teamoverleg
• Gebruik de AI-samenvatting voor snelle inhoudelijke check
• Versleep tenders naar Go/No-Go voor de kwalificatiebeslissing

3. Bid fase

• Versleep tenders naar de juiste fase op het Kanban-bord (Strategie → Schrijven → Review)
• Zo weet het team wie waaraan werkt
• Gebruik het chat-systeem per tender voor afstemming

Communicatie tips

• Wekelijks tender-overleg - Plan een vast moment om nieuwe opportunities te bespreken
• Duidelijke verantwoordelijkheden - Wie screent? Wie schrijft? Wie coördineert?
• Notities bij tenders - Leg beslissingen vast zodat iedereen de context kent

Taakverdeling suggesties

Gedeelde CPV strategie

• Kernactiviteiten centraal - Team CPV codes voor jullie hoofdmarkt
• Persoonlijk voor niches - Individuele codes voor specialisaties
• Evalueer maandelijks - Krijgen jullie de juiste matches?

Vermijd deze valkuilen

• Te veel alerts - Selectief zijn voorkomt dat niemand meer kijkt
• Geen eigenaarschap - Zorg dat duidelijk is wie de tender-lead is
• Silo's - Deel kennis en ervaring met het team
• Vergeten feedback - Registreer waarom tenders wel/niet interessant waren

Continu verbeteren

Plan maandelijks een korte evaluatie: Welke tenders hebben we gewonnen? Welke gemist? Wat kunnen we verbeteren in ons proces?